Esistono tante App per gestire note e appunti, ma noi usiamo Google Keep che troviamo ottimo e che ci aiuta a semplificarci il lavoro e la vita.
E’ utilizzabile sotto forma di App, su browser oppure, tramite una piccola estensione, è possibile averlo come applicazione Desktop.
Google Keep è uno strumento di per prendere annotazioni, scrivere elenchi e appunti.
Aspetto Semplice
Uno dei suoi punti di forza è la semplicità. Non ha mille funzioni, ne ha poche, ma sono quelle che servono e sono studiate bene. Questo fa sì che sia facile da usare, si capisce al volo.
L’aspetto è quello che potrebbe avere una bacheca su cui possiamo appendere i post-it con i nostri memo, ma in versione virtuale. Abbiamo quindi questo spazio dove possiamo creare note, che possiamo spostare nell’ordine che preferiamo, possiamo fissarle in alto con la funzione Pin, si possono organizzare in etichette, in stile Gmail, che danno vita a delle categorie che raggruppano le nostre note.
Prima di cancellare le note è possibile archiviarle, rendendole di fatto invisibili, ma recuperabili in un secondo momento anche tramite la ricerca.
Tipi di Contenuti e Funzioni
Non dobbiamo immaginare la classica nota testuale, ma di fatto una scatola che può contenere diversi tipi di contenuti, vediamoli insieme:
- Testo libero;
- Elenchi puntati con caselle di controllo, che quindi è possibile spuntare per tenere d’occhio cosa si è fatto o meno e che possono anche essere recuperate dopo che sono state sbarrate;
- Foto, sia scattate sul momento, sia prese dalla propria galleria. Queste foto sono anche editabili all’interno della nota stessa. Inoltre è possibile estrarre il testo dalla foto;
- Disegni;
- Registrazioni audio: viene trascritto automaticamente il contenuto in forma di testo, ma la cosa comoda è che mantiene anche il file audio originale;
- Link: quando si inseriscono dei link in un testo, viene caricata un’anteprima del contenuto in fondo alla nota, rendendola più visibile e aiutando a ricordare a dove rimanda;
- Colore: è possibile dare un colore diverso a ogni nota, questo rende più facile la lettura e la memoria, ma aiuta anche se stabiliamo un colore code che ci aiuta in questo senso;
- Condivisione: ogni nota ha il classico tasto di condivisione, ma tra le opzioni più interessanti c’è quella di poterla trasformare automaticamente in un documento Google Docs, con all’interno tutti i contenuti che erano presenti nella nota;
- Se installiamo un’estensione di Google Keep per Chrome, diventerà possibile salvare come nota ogni pagina web visitata o contenuto della stessa, grazie a un comodo pulsante.
Collaborazione
Ogni singola nota può essere condivisa con altri utenti, rendendola collaborativa. E’ sicuramente uno dei punti di forza, in linea con la filosofia di Google Drive, ed è quindi possibile compilare una “To Do List” con i colleghi, dove man mano che le cose vengono completate sono spuntate, ma può essere usata anche per una raccolta di fonti.
Inoltre facendo parte della suite di Google comunica con Gmail, possiamo infatti vedere le note dentro la posta, e Google Calendar.
Promemoria
E’ possibile attivare notifiche a una determinata data e ora. Se si usa Google Calendar inoltre i due strumenti comunicano e possiamo trovare i nostri promemoria anche lì.
C’è un’altra funzione utilissima: la notifica in base al luogo. Immaginiamo di creare un elenco di cose da prendere in un determinato luogo ma non sapere quando ci andremo, questo tipo di notifica ci ricorderà cosa dobbiamo fare appena arriveremo in quell’area grazie al GPS.
Funzioni di Ricerca
La funzione di ricerca è molto avanzata, infatti non solo è possibile cercare all’interno di tutto il nostro archivio di note tramite parole chiave, ma è l’app stessa a consigliarci delle ricerche in base a una categorizzazione che effettua da sé grazie all’intelligenza artificiale.
Crea quindi delle categorie predefinite, stile Google Photo, tramite il contenuto della nota stessa, tramite le etichette stabilite da noi,
ma anche tramite ciò che è scritto all’interno della nota stessa: per esempio, se scriviamo una lista della spesa, Google capisce che sono stati inseriti degli alimenti e li propone come categoria di filtro di ricerca.
Altri due filtri di ricerca sono il colore e le persone: chi ha creato la nota o con chi è condiviso.
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