Google Drive è uno strumento che tanti conoscono come strumento di archiviazione in cloud, ma in realtà ha un sacco di strumenti e funzioni utili. E’ vero che tutto quello che è creativo la cosa migliore è iniziare su carta, ma usando questi strumenti in modo furbo, possiamo sfruttare tutti i vantaggi del digitale e del cloud nelle fasi successive per facilitarci il lavoro, da soli o in gruppo, ed essere più efficienti nella realizzazione.


Tutto a portata su ogni dispositivo

Basandosi su cloud, tutto quello che inseriamo su Drive sarà disponibile accedendo al nostro spazio da qualisasi dispositivo, fisso o mobile. Sul computer, possiamo anche usare l’apposito software di sincronizzazione automatica per avere una copia locale sempre aggiornata dei nostri file, e potervi accedere anche da offline.

Questo ci permette anche di avere sempre una copia raggiungibile dei nostri file, anche in caso ci siano problemi o malfunzionamenti di uno dei nostri dispositivi. Possiamo quindi caricare foto, video, audio, disegni per avere tutto il materiale per i nostri progetti creativi tutti raggruppati in un unico luogo facilmente raggiungibile, e possiamo anche utilizzare funzioni utili come la scansione di documenti, per digitalizzare documentazione cartacea tramite cellulare, oppure la trascrizione automatica, che ci permette di ricavare un documento di testo modificabile a partire da un’immagine.


Produttività in ogni campo

Drive non è solo uno spazio di archiviazione, ma una vera e propria piattaforma di lavoro in cui è possibile creare testi, folgi di calcolo, presentazioni, ma non solo.
Possiamo ad esempio:

  • creare uno storybard, utilizzando in modo creativo lo strumento Presentazioni;
  • creare diagrammi, sketch, disegni, card e ogni tipo di schema usando Google Drawings;
  • creare sondaggi interattivi, utilissimi per avere feedback sull’andamento del progetto, sulla validità di una propria idea o per raccogliere dati sul gradimento da parte dei clienti, tramite lo strumento Google Forms;
  • creare Mappe interattive personalizzate, inserendo percorsi, punti di interesse, indicazioni stradali, informazioni e gallerie fotografiche di un luogo, usando lo strumento Google MyMaps;
  • creare pagine web o interi siti in modo visuale, senza programmare, usando lo strumento Google Sites;

Inoltre, è possibile connettere ulteriori app, molte delle quali gratuite, per poter aggiungere funzionalità ulteriori, come modificare immagini, converitre video, tradurre testi, creare audio, ecc,

Tutte queste applicazioni non risiedono sul nostro computer o dispositivo, e quindi sono raggiungibili da ovunque semplicemente entrando nel nostro account.


Condividere file e cartelle

Tutto ciò che inseriamo sul nostro spazio Drive può essere condiviso con altre persone. Possiamo quindi creare cartelle in cui più utenti possono inserire e modificare file, ma anche decidere di condividere una singola risorsa (ad es: un documento), senza dare l’accesso a tutto il resto della cartella. Inoltre, possiamo inviare un file anche a persone esterne che non hanno accesso al nostro Drive, specificando i tipi di permessi. Tutto questo viene utilissimo non soltato per lavorare agevolmente in gruppo, ma anche per condividere materiale con collaboratori esterni o clienti, potendo sempre avere sotto controllo la diffusione dei materiali stessi.


Lavorare in gruppo contemporaneamente

Uno dei punti di forza principali di Google Drive è la possibilità di lavorare in modo collaborativo. Al di là della condivisione dei file, in Drive è possibile letteralmente scrivere un documento (sia esso un testo, una presentazione o una tabella) contemporaneamente ad altre persone.

Questo permette di velocizzare in maniera incredibile la creazione di materiali in gruppi di lavoro molto ampi, anche a distanza e da ogni dispositivo. Inoltre, permette di non avere tante copie diverse dello stesso file da gestire e tenere aggiornate costantemente. E’ disponibile uno storico delle modifiche apportate dai vari utenti (con i quali è possibile interagire tramite chat), potendo anche recuperare versioni precedenti in caso di ripensamenti o errori.

Il nostro schema può quindi trasformarsi in una vera e propria lavagna interattiva in cui ogni partecipante alla fase di progettazione o di brainstorming, per fare due esempi, può dare il proprio contributo; oppure è possibile ridurre i tempi di pubblicazione di un testo, inziando la fase di correzione della bozza, mentre l’autore o gli autori stanno finendo di scrivere altre parti del documento.


Connessione altri servizi di Google

Se avete un account Google, ci sono diversi modi in cui tutto questo materiale può interagire con gli altri servizi Google, come Google Calendar per l’organizzazione e la pianificazione, Gmail per l’invio di file o la memorizzazione di allegati senza bisogno di scaricarli, Google Keep per note e reminder, e altro ancora.

Vedremo molti di questi servizi nei prossimi articoli


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